El email es una de las utilidades más empleadas por usuarios y empresas cada día. Según un informe de Rescue Time, somos capaces de consultar nuestro email cada 7 minutos y medio, un total de 40 veces en un día. Pero los expertos en comunicación coinciden en que, a pesar de su utilidad, el correo electrónico dificulta enormemente el trabajo en equipo.
Uno de los inconvenientes que supone hacer uso del correo electrónico en el trabajo es que disminuye la capacidad productiva. Esto se produce cuando la persona en cuestión pierde tiempo en estar comprobando continuamente si tiene algún mensaje nuevo en el correo o si ha recibido contestación a un problema o cuestión que ha sido planteada previamente, lo que conlleva irremediablemente a la pérdida de la productividad laboral.
Tiempo que perdemos con el email
Según un informe del instituto McKinsey Global, los empleados dedican el 30% de su tiempo en el trabajo a leer o responder correos electrónicos, lo que, además de la pérdida de productividad, también genera sobrecarga en el empleado, así como falta de claridad en las respuestas adoptadas. Este tipo de problemas puede conllevar una resolución negativa de conflictos y, por ende, desembocar en malos resultados para la empresa. La sensación de que siempre hay algo por responder o por leer en el email crea en el trabajador una ansiedad continua al comprobar que no termina de completar sus tareas por mucho tiempo que les dedique.
Esta acumulación de deberes también se traduce, en ocasiones, en una demora del tiempo de respuesta debido a la sobrecarga de trabajo. Si pertenecemos a una empresa con un gran volumen de emails recibidos y dejamos pasar mucho tiempo en responderlos, estaremos ante un grave problema de atención al consumidor o cliente, ya que no lograremos conectar con él y no resolveremos su inconveniente. La apatía del trabajador frente a la acumulación también se traducirá, irremediablemente, en una mala gestión de conflictos.
Por otro lado, los expertos creen que el problema de la consulta de email durante el horario laboral no radica en la distracción en sí, sino en el hecho de que la empresa debería poner a disposición de sus trabajadores otros canales que faciliten su labor. Algunas herramientas que ya se han intentado probar para mejorar la comunicación en equipo han sido Skype y otros chats como Slack, así como la creación de un Excel compartido por todos los departamentos involucrados con la finalidad de conectarlos entre sí. Mientras que la opción de Microsoft no funciona tan bien como cabría esperar para el trabajo en equipo, el problema de los chats radica siempre en las interrupciones continuas. Y es que, aunque parecen soluciones ventajosas en la superficie, también conllevan desventajas que pueden resultar contraproducentes a los intereses de la empresa.
El CRM como solución alternativa
Ante este gran reto, las compañías han terminado por recurrir a un sistema CRM, o lo que es lo mismo un Customer Relationship Management. Aunque esta solución comenzó a implementarse dentro de negocios de gran volumen, en los últimos años ha empezado a dejarse probar también en pequeñas empresas. Su evolución ha sido tan notoria que las estimaciones hacen prever que más de la mitad de las pymes hagan uso de un CRM antes del año 2020.
Entre las ventajas del CRM destaca la unificación de tareas para que puedan ser consultadas por todos los trabajadores y la eliminación de la bandeja de entrada donde se colapsen los emails que no sean atendidos. El reparto de tareas entre los distintos departamentos se hace de forma más ordenada y cada uno sabe cuál es su función, lo que mejora la productividad y, por tanto, las ventas se incrementan de forma considerable.
Por otro lado, la desaparición de la acumulación de tareas supone un desahogo para el trabajador y una reducción de la apatía, lo que mejorará la comunicación entre departamentos y, por consiguiente, la atención al cliente de la empresa.
Microsoft Office 365
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